Como Gerente de una empresa
dentro de sus múltiples responsabilidades está la toma de decisiones. El
proceso para la toma de decisiones inicia con la detección del problema o la
necesidad, se evalúan las opciones para finalmente tomar una decisión.
Para la selección del sistema
informático para el giro de su empresa no será la excepción a este proceso de
decisión de compra. Así como la adquisición de un producto, un proveedor o un
servicio requiere de un minucioso trabajo de investigación y comparación, la
adquisición de un software informático debe ser conducida por ciertos
lineamientos estratégicos como aspectos económicos, el proveedor, recurso
humano, la empresa, la cobertura del sistema y estado tecnológico.
Al momento de evaluar el costo
económico debe hacerse una proyección sin exager, de al menos 5 años que
contemple: El valor del servicio de soporte durante ese periódo, el costo de
las actualizaciones, el costo de implementar las actualizaciones en términos de
servicio y de recurso humano.
El aspecto económico es uno de
los más determinantes al momento de adquirir este tipo de software pues éste se
compone de varios costos individuales: hardware, software, servicios y otros
como las Licencias. Actualmente el criterio sobre el
costo de implementar un ERP ha ido cambiando ya que existen ERP gratuitos para
las PYME con todas las herramientas necesarias un ejemplo es Netzenmba un ERP con un sistema de administración en la
nube que ofrece cierta capacidad de forma gratuita y varios planes económicos.
Sin embargo y a pesar de todas las ventajas que podría representar debe
analizar principalmente: Donde se aloja la información de la empresa? Quién
tiene acceso a ella? Quién provee el soporte del servicio? Sigo siendo el único
y absoluto dueño de la información que aloje en sus servidores?
Por otro lado también tenemos el
software libre. Las licencias de este tipo de software es el instrumento legal
para distribuirlo reconociendo los derechos de autor. No quiere decir que este
tipo de licencias no tenga limitaciones, si las tiene y son utilizadas para
proteger la reputación del autor y asegurar a los usuarios la libertad de su
uso, modificación y distribución del software. Sin embargo pienso que dada la
naturaleza de los sistemas ERP que se componen de un software complejo, que debe adaptarse a las necesidades de su
empresa y deben establecerse parámetros para su uso correcto así como contar el
mayor respaldo posible en cuanto a soporte e inducción, no siempre el software
más barato es el más conveniente, yo desconfiaría hasta de los proveedores que
ofrecen “regalar” las licencias de uso.
Un sistema ERP contemplará como
mínimo:
Modulos Standard: Los que se necesiten para los procesos de
nuestra empresa, regularmente los más importantes serían los contables,
financieros, los de gestión de materiales (compras, inventarios, almacenes),
producción, ventas.
Otros modulos importantes son el
CRM que gestiona las relaciones con los clientes, el BI o Bussiness
Intelligence para la toma de decisiones estratégicas.
La fase de implementación parte
de la preparación del proyecto, el diseño de la implementación, su realización,
la preparación final, salida en vivo, soporte y finalmente la ejecución.
Los costes de implantar un
sistema ERP variará según el número de módulos elegidos, número de ubicaciones,
equipos necesarios y los mantenimientos. Además debe considerarse el recurso
humano que interferirá directa o
indirectamente, que serían básicamente
un consultor/analista, un programador, un administrador y un jefe de proyecto. Básicamente
se cobra por hora, al precio de mercado de un profesional, y va en función de la cantidad de horas
invertidas en cada proceso.
Ejemplo
|
Modulo
|
Direccion
|
Consultoria
|
Formacion
|
Desarrollo
|
Administracion
|
Importe
|
|
Gestion del Proyecto
|
67.3
|
|
|
|
|
|
|
Logistica
|
|
10.2
|
7.1
|
0
|
0
|
|
|
Gestion de Materiales
|
|
42.8
|
18.4
|
0
|
0
|
|
|
Ventas y Distribucion
|
|
40.8
|
15.3
|
0
|
0
|
|
|
Produccion
|
|
51.0
|
20.4
|
0
|
0
|
|
|
Contabilidad Financiera
|
|
44.7
|
21.1
|
0
|
0
|
|
|
Tesoreria
|
|
15.6
|
10.2
|
0
|
0
|
|
|
Controlling
|
|
20.8
|
10.2
|
0
|
0
|
|
|
Calidad
|
|
10.2
|
5.1
|
0
|
0
|
|
|
Recursos Humanos
|
|
21.4
|
9.2
|
0
|
0
|
|
|
Gestion de Proyectos
|
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
|
Mantenimiento
|
|
39.1
|
20.4
|
0
|
0
|
|
|
Business Intelligence
|
|
0
|
0
|
0
|
0
|
|
|
CRM
|
|
81.6
|
30.6
|
0
|
0
|
|
|
Migracion de datos
|
|
0
|
0
|
32.7
|
|
|
|
Roll=Outs
|
|
87.9
|
36.7
|
10.3
|
|
|
|
Sistemas
|
|
0
|
0
|
0
|
35.0
|
|
|
67.3
|
527.3
|
220.5
|
43.0
|
86.0
|
TOTAL USD
|
Debe considerar que los costes no
son fijos, dependiendo de la dificultad para implantar los módulos se aplicará
un posible incremento de coste, las dificultades posibles serían: elevado
número de usuarios, la gestión de varios centros o dificultades con versiones
anteriores al sistema a implementarse, la estabilidad del módulo (si es de
versiones anteriores o nuevo) y el carácter del módulo (transacciones locales o
no)
La formación de usuarios maestros
o usuarios que formaran a otros usuarios de la empresa también representa un
coste de acuerdo a la dificultad que represente por el tipo de módulo o por el
factor humano (edad, formación, disponibilidad, jerarquía, antigüedad). Y
finalmente la migración de datos
partiendo de su existencia, su exactitud, si están completos o no, y las
dificultades técnicas de acceso y migración.
Ejemplo
|
Dificultad General
|
|
|
|
Antigüedad version
|
mas de 5 años
|
0
|
|
Tipo organización
|
una sola con varios centros
|
1
|
|
Usuarios
|
Mas de 5000
|
5
|
|
suma
|
6
|
|
% Ajuste
|
2
|
|
|
|
|
|
Dificultad Formacion
|
|
|
|
Edad
|
Entre 30 y 50 años
|
5
|
|
Disponibilidad
|
Mas del 75% de la jornada
|
0
|
|
Formacion academica
|
Media
|
5
|
|
Nivel jerarquico
|
Mando intermedio
|
5
|
|
Antigüedad
|
Entre 5 y 15 años
|
5
|
|
suma
|
20
|
|
% Ajuste
|
2
|
|
|
|
|
|
Dificultad migracion
|
|
|
|
Existencia electronica datos
|
No existen (pero localizados)
|
5
|
|
Exactitud datos
|
Errores poco relevantes
|
5
|
|
Completitud datos
|
Completar con datos No deducibles
|
10
|
|
Dificultad acceso datos
|
Diversidad fuentes
|
10
|
|
Criticidad
|
No se puede arrancar
|
10
|
|
suma
|
40
|
|
% Ajuste
|
5
|
Roll-Out o sub-metodología de
despliegue se centrará en las actividades de la fase de puesta en servicio;
duplica, lleva y traslada información actualmente en funcionamiento en una
unidad de negocio a otra parecida del mismo grupo con adaptaciones mínimas para
extenderlo de forma rápida y homogénea.
Licencias o autorizaciones para
usar el programa son nominales y se destacan las licencias de usuario
desarrollo, usuario profesional, usuario profesional limitado, usuario
profesional empleado, usuario empleado self service diseñadas para realizar
actividades determinadas en función del alcance que tendrá el usuario.
Ejemplo
|
LICENCIAS
|
No. Usuarios
|
Precio
|
Importe Total
|
|
Usuario Desarrollo
|
1
|
|
|
|
Usuario Profesional
|
80
|
|
|
|
Usuario Profesional Limitado
|
10
|
|
|
|
Usuario Profesional Empleado
|
7
|
|
|
|
Usuario Empleado Self Service
|
2
|
|
|
|
|
|
TOTAL USD
|
El hardware standard para 100
usuarios (licencias) con módulos standard es el siguiente:
·
12 GB de Ram
·
500 GB de Disco Duro
·
Procesador 2.7Ghz, 64 KB L1 cache y 256 KB L2
cache per core, 20MB L3 cache per processor.
El coste total del equipo
informático supondrá un 35-40% de las licencias más un 12% anual de
mantenimiento.
Ejemplo Hardware
|
HARDWARE
|
|
|
|
|
|
No. Usuarios
|
Precio
|
Importe
|
|
Servidores centrales
|
|
|
|
|
Mantenimiento hardware (12)%
|
|
|
|
|
Hardware usuarios
|
100
|
|
|
|
|
|
TOTAL USD
|
Mantenimiento. Al coste de las
licencias debe sumarse el mantenimiento standard que permita integridad
sostenida del sistema y respuesta ante las interrupciones técnicas. El
mantenimiento anual standard supone un 17% de las licencias. El Mantenimiento
Enterprise Support ofrece mejoras
continuas, soporte para operaciones críticas, estructura de soporte global
además de herramientas, metodologías, contenido y participación en la comunidad
y representa un 22% de las licencias.
|
MANTENIMIENTO
|
|
|
|
|
Si/No
|
Importe
|
|
Mantenimiento Anual Standard
|
si
|
|
|
Mantenimiento Anual Enterprise Support
|
no
|
|
|
|
TOTAL USD
|
Los detalles de dedicación que
representen las dificultades y ajustes generales representarán una tarifa de
recursos para valorar los recursos en días al precio de cada tipo de recurso
involucrado con precios standard del mercado.
Es de esta forma que llenando los
espacios en blanco o con valor cero con la información detallada e
individualizada que nos proporciones el proveedor, podremos tener una idea más
clara del dato global de la compra:
|
COSTO TOTAL DEL PROYECTO
|
|
|
Licencias
|
|
|
Base de Datos
|
|
|
Mantenimiento
|
|
|
Implantacion
|
|
|
Hardware
|
|
|
TOTAL
|
USD
|
Consideraría que la decisión final debe basarse en las
necesidades de automatización que tiene su empresa así como el recurso humano
con el que cuenta o planea contar a un futuro cercano. Evalúe, investigue, pida
referencias con profesionales que ya tienen funcionando un sistema similar en
sus compañías, acepte presentaciones, en fin, haga todo lo que sea necesario
para tomar la mejor decisión sin dejarse llevar por la idea de que mientras más
caro es mejor, porque podría no serlo, al menos para su empresa, pues puede ser
que ésta se encuentre en un punto donde aún no requiere de algo demasiado
complejo y hay infinidad de opciones más económicas que se ajusten a lo que
usted necesita.
