martes, 25 de agosto de 2015



El Gerente Administrativo y los Avances Tecnológicos

 


Aún recuerdo con nostalgia la época en que era necesario previamente cargar la computadora con el sistema DOS, cuando los teléfonos celulares eran del tamaño de un ladrillo (y pesaba igual) y como era imprescindible en cualquier oficina contar un un fax; ahora los jóvenes ni siquiera saben qué es uno. Si usted también sintió nostalgia, seguramente usted al igual que yo es un “inmigrante digital” termino que acuñó por primera vez Mark Prensky refiriéndose a todas aquellas personas nacidas antes de la década de los 90; mientras que a las generaciones nacidas posteriormente, las bautizó como “nativos digitales”. Existen comportamientos que acentúan las características de un inmigrante digital como imprimir un documento digital para leerlo, llamar a la otra persona para avisarle que le ha enviado un sms o correo electrónico, leer el manual antes de hacer un nuevo procedimiento mientras que los nativos disfrutan los procesos y multitareas paralelos, prefieren los gráficos antes que el texto y otras características que gracias a haber nacido en pleno big-bang de la era digital les provee una configuración psicocognitiva diferente.

De primera mano pareciera que los nacidos antes de la década de los 90 estamos en real desventaja ante las nuevas generaciones por eso es obligatorio permanecer a la vanguardia de los avances tecnológicos y de esta forma actualizar e innovar en las empresas para obtener el máximo provecho que la tecnología ofrece como ventaja competitiva. La gestión tecnológica en la empresa es la aplicación de un conjunto de prácticas que permiten establecer una estrategia en materia de tecnología congruente con sus planes de negocio. En las empresas la gestión tecnológica se revela en los planes, políticas y estrategias tecnológicas para la adquisición, uso y creación de tecnología, de igual forma que cuando se asume la innovación como eje de las estrategias de desarrollo de los negocios. Indudablemente es preciso crear una cultura de mentalidad innovadora, enfocada hacia el aprendizaje permanente como sustento al crecimiento de la competitividad a largo plazo.

Según el Congreso de Propiedad Industrial en el Proceso de Transferencia de Tecnología llevado a cabo en Villa Clara, Cuba en el año 2002 es necesario implementar los siguientes pasos:

       Inventariar: recopilar tecnologías disponibles a nivel mundial, es decir conocer lo más novedoso que ofrece el mercado.
          Vigilar: Estar alerta sobre la evolución de las nuevas tecnologías, vigilar la tecnología de la competencia, identificar el posible impacto de la evolución tecnológica en las actividades de la empresa.
     Evaluar: Determinar la competitividad y el potencial tecnológico propio, estudiar estrategias de innovación e identificar alianzas tecnológicas.
           Enriquecer: Diseñar estrategias de investigación y desarrollo:
A.     Priorizando tecnologías emergentes, clave y periféricas.
B.     Definiendo una estrategia de adquisición de equipo y tecnologías externas
C.    Definiendo alianzas
D.    Determinando estrategias de financiamiento de nuevos proyectos

         Asimilar: mediante programas de capacitación, documentación de tecnologías de la empresa, desarrollo de aplicaciones derivadas de tecnologías genéricas y realizando una eficiente gestión de los recursos.

En Guatemala los usuarios de red aumentaron del 2002 al 2007 de 400 mil usuarios a un millón según datos proporcionados por la  Unión Internacional de Comunicaciones; es decir que 7.7 de cada cien habitantes tienen acceso a la web. La Asociación de Lenguas Mayas de Guatemala también ha empezado a involucrar a las personas mayas del país en la tecnología con una aplicación que ayuda a las personas de lengua K´iché a poder utilizar herramientas como Word, Excel, Power Point entre otras.

En fin, el concepto de brecha digital o diferencia entre los que nacieron antes de la era digital y los que nacieron después de ella, ha ido cambiando con el transcurso del tiempo ya que inicialmente se refería a los problemas de conectividad, luego por las capacidades de una persona para el manejo de la tecnología y últimamente al uso de recursos integrados a la tecnología existente ligado a la falta de acceso a las TICS o Tecnología de la Información y Comunicaciones.

Entonces, qué necesita un gerente para estar al día con la tecnología? Mantenerse informado y no temer al cambio. Mi recomendación personal es el sitio soyentrepreneur.com en el cual encontrará la sección de tecnología muy interesante con artículos que hablan no solo de los avances de la tecnología actual sino además, sobre su aplicación a los negocios. Como un buen líder: guíe a sus colaboradores, inmigrantes tecnológicos, a sumergirse en la evolución y estimule a los nativos tecnológicos a contribuir con los objetivos de la empresa haciendo uso de sus ventajas cognitivas y cree una empresa preparada para los desafíos que la era digital le presenta.





  

domingo, 2 de agosto de 2015

Creando el PLE


En el blog anterior exponía sobre la importancia de la creación de nuestro propio Entorno Personal de Aprendizaje y en esta ocasión quiero compartir mi experiencia creando el propio.

Como recomendaba, siempre es bueno asesorarse de una persona que ya haya creado su propio PLE así que indagué de varios en la red. Inicié con mi cuenta de twitter, buscando ahí personas o instituciones a las qué seguir que pudieran enriquecer mi red de aprendizaje. Posteriormente me volqué en hacer mi propio PLE el cual tuvo como primer intento Google Buzz pero ya estaba descontinuado ,seguí en Wordpress pero tampoco lo hice ahí básicamente porque no lo entendí, fue ahí precisamente donde caí en la cuenta que no eran ellos, era yo; sí era yo la que no entendía cómo hacerlo, así que decidí buscar la opción que la persona ya experimentada en ese tema había utilizado: pinterest.

Printerest me pareció sumamente interesante y más aún cuando descubrí que tenía una opción que ya había investigado que debía tener idealmente el sitio donde decidiera crear mi PLE.  Permite compartir con un sencillo diseño visual elementos y datos de interés y también deriva a millones de personas a sitios web de comercios;  organizar y compartir todas las cosas que puedan parecer interesarte en la web y además ofrece la opción de colocar un botón del tipo “pin” que se integra a la barra del navegador y permite fácilmente añadir imágenes a Pinterest.

Pinterest es un sitio que conecta a las personas que se apasionan por las mismas cosas, casi de la misma forma en que se utiliza facebook para interactuar con las personas que nos interesan, Pinterest sirve para compartir con quienes se tienen preferencias similares. Se puede navegar por las publicaciones de los amigos o de otros servicios o bien se entra en los más populares, es una especie de metodología para guardar los favoritos en el PC pero de forma pública.

Los puestos ejecutivos son posiciones que demandan mucho tiempo pues se está constantemente de viaje o bien en reuniones y todas las transacciones hoy día se realizan a través de la web sin mencionar el enorme uso que se hace actualmente del correo electrónico; en una palabra: todo se reduce a la computadora.
Un gerente en esta nueva era digital debe ser un usuario que sin necesidad de tener conocimientos especializados sea capaz de entender e interactuar más intensa, efectiva y fluidamente con las herramientas tecnológicas y sacar el mayor provecho posible de éstas para satisfacer necesidades especificas. Algunas de estas necesidades podría ser por ejemplo, el saber los movimientos de la bolsa de valores de New York o conocer sobre la información financiera que publica el Wall Street o cualquiera otra relacionada y que mejor forma de permanecer informado que tener toda esta información organizada en un solo sitio donde se comparte con cientos más de personas interesadas en la misma información, interactuando y comentando sobre los últimos acontecimientos al respecto.

Organizar los pensamientos, artículos y toda la información que sea producida por uno mismo es mucho más efectiva en un mismo sitio, más fácil de encontrar y compartir. Los invito a todos a crear su propio PLE, a compartirlo y de ser posible, crear una comunidad de personas interesadas en este tema. Les dejo nuevamente el link del mio:  https://es.pinterest.com/z6357/

El mismo está compuesto basicamente por información que todo ejecutivo debe tener a mano. Información financiera, noticias relevantes, bolsa de valores etcétera es solo parte de la múltiple información de la cual un ejecutivo debe estar actualizado y sobre todo conocer y manejar en el actual mundo de los negocios que día día se vuelve más demandante y versatil.







domingo, 26 de julio de 2015

P L E Entorno Personal de Aprendizaje



Cuando escuché PLE lo primero que pensé fue en un nuevo software, una aplicación de teléfono o un nuevo programa. Claro, posteriormente descubrí lo que cada letra significaba y todo cobró sentido: Personal Learning Environment que traducido al español es Entorno Personal de Aprendizaje

El Entorno Personal de Aprendizaje es un modelo con enfoque de aprendizaje que se traduce en un cambio de actitud sobre la forma en que aprendemos, con quién lo hacemos, qué herramientas utilizamos para ese fin, es más bien un conjunto de herramientas, recursos y personas con las que además de aprender, intercambiamos y compartimos información y experiencias.

Las herramientas son los elementos, artefactos y la tecnología que nos permite buscar, elaborar y compartir información y también conocimiento de las fuentes que proporcionan información y opiniones importantes para cada quien y que obtenemos de las personas

Aqui algunas recomendaciones al iniciar nuestro PLE:

1. Empezar con calma, si es posible con la ayuda de alguien.
2. Probar herramientas nuevas antes de decidir si son o no útiles
3. Usar el mismo nombre de usuarios en todas las herramientas
4. Compartir en la red en la misma medida que se obtiene de ella
5. Comentar en blogs de otras personas
5. Responder tanto como se pregunta

Por qué es importante contar con un PLE? Bueno, porque como profesionales será cada vez más dificil contar con el tiempo para navegar por la red en busca de información, armando su propio PLE tendrá la oportunidad de suscribirse por RSS a más blogs y páginas donde recibirá las alertas de nueva información de los temas que especificamente a cada quien le interesen. Además, participar de blogs sirve como una buena herramienta de análisis, de puntos de vista diferente respecto a un tema y podrá formarse un criterio propio al respecto.

Twitter es actualmente una de las herramientas más dinámicas pàra intercambio de información, hay programas para compartir bibliografias por ejemplo como bibciter, las páginas de las universidades son una gran fuente de información cientifica a través de las revistas que publican vía web, pero en definitiva para el éxito asegurado de un PLE es la interacción, para que pase de ser un mero conjunto de herramientas que trabajan al unisono.

A mi, particularmente, me gusta mucho participar en foros y leer blogs pero no participo comentando, aunque definitivamente a partir de ahora lo haré de forma activa. Lo prometo.


Les comparto mi PLE, recién iniciado pero prometo enriquecerlo y participar activamente en el intercambio de conocimiento: https://es.pinterest.com/z6357/p-l-e/

domingo, 12 de julio de 2015

Consideraciones al Adquirir un ERP



Como Gerente de una empresa dentro de sus múltiples responsabilidades está la toma de decisiones. El proceso para la toma de decisiones inicia con la detección del problema o la necesidad, se evalúan las opciones para finalmente tomar una decisión.

Para la selección del sistema informático para el giro de su empresa no será la excepción a este proceso de decisión de compra. Así como la adquisición de un producto, un proveedor o un servicio requiere de un minucioso trabajo de investigación y comparación, la adquisición de un software informático debe ser conducida por ciertos lineamientos estratégicos como aspectos económicos, el proveedor, recurso humano, la empresa, la cobertura del sistema y estado tecnológico.
Al momento de evaluar el costo económico debe hacerse una proyección sin exager, de al menos 5 años que contemple: El valor del servicio de soporte durante ese periódo, el costo de las actualizaciones, el costo de implementar las actualizaciones en términos de servicio y de recurso humano.

El aspecto económico es uno de los más determinantes al momento de adquirir este tipo de software pues éste se compone de varios costos individuales: hardware, software, servicios y otros como las Licencias. Actualmente el criterio sobre el costo de implementar un ERP ha ido cambiando ya que existen ERP gratuitos para las PYME con todas las herramientas necesarias un ejemplo es Netzenmba  un ERP con un sistema de administración en la nube que ofrece cierta capacidad de forma gratuita y varios planes económicos. Sin embargo y a pesar de todas las ventajas que podría representar debe analizar principalmente: Donde se aloja la información de la empresa? Quién tiene acceso a ella? Quién provee el soporte del servicio? Sigo siendo el único y absoluto dueño de la información que aloje en sus servidores?

Por otro lado también tenemos el software libre. Las licencias de este tipo de software es el instrumento legal para distribuirlo reconociendo los derechos de autor. No quiere decir que este tipo de licencias no tenga limitaciones, si las tiene y son utilizadas para proteger la reputación del autor y asegurar a los usuarios la libertad de su uso, modificación y distribución del software. Sin embargo pienso que dada la naturaleza de los sistemas ERP que se componen de un software complejo,  que debe adaptarse a las necesidades de su empresa y deben establecerse parámetros para su uso correcto así como contar el mayor respaldo posible en cuanto a soporte e inducción, no siempre el software más barato es el más conveniente, yo desconfiaría hasta de los proveedores que ofrecen “regalar” las licencias de uso.

Un sistema ERP contemplará como mínimo:
Modulos Standard:  Los que se necesiten para los procesos de nuestra empresa, regularmente los más importantes serían los contables, financieros, los de gestión de materiales (compras, inventarios, almacenes), producción, ventas.

Otros modulos importantes son el CRM que gestiona las relaciones con los clientes, el BI o Bussiness Intelligence para la toma de decisiones estratégicas.
La fase de implementación parte de la preparación del proyecto, el diseño de la implementación, su realización, la preparación final, salida en vivo, soporte y finalmente la ejecución.

Los costes de implantar un sistema ERP variará según el número de módulos elegidos, número de ubicaciones, equipos necesarios y los mantenimientos. Además debe considerarse el recurso humano que interferirá directa o indirectamente,  que serían básicamente un consultor/analista, un programador, un administrador y un jefe de proyecto. Básicamente se cobra por hora, al precio de mercado de un profesional,  y va en función de la cantidad de horas invertidas en cada proceso.

Ejemplo
Modulo
Direccion
Consultoria
Formacion
Desarrollo
Administracion
Importe
Gestion del Proyecto
67.3





Logistica

10.2
7.1
0
0

Gestion de Materiales

42.8
18.4
0
0

Ventas y Distribucion

40.8
15.3
0
0

Produccion

51.0
20.4
0
0

Contabilidad Financiera

44.7
21.1
0
0

Tesoreria

15.6
10.2
0
0

Controlling

20.8
10.2
0
0

Calidad

10.2
5.1
0
0

Recursos Humanos

21.4
9.2
0
0

Gestion de Proyectos

0
0
0
0

Mantenimiento

39.1
20.4
0
0

Business Intelligence

0
0
0
0

CRM

81.6
30.6
0
0

Migracion de datos

0
0
32.7


Roll=Outs

87.9
36.7
10.3


Sistemas

0
0
0
35.0

67.3
527.3
220.5
43.0
86.0
TOTAL USD

Debe considerar que los costes no son fijos, dependiendo de la dificultad para implantar los módulos se aplicará un posible incremento de coste, las dificultades posibles serían: elevado número de usuarios, la gestión de varios centros o dificultades con versiones anteriores al sistema a implementarse, la estabilidad del módulo (si es de versiones anteriores o nuevo) y el carácter del módulo (transacciones locales o no)

La formación de usuarios maestros o usuarios que formaran a otros usuarios de la empresa también representa un coste de acuerdo a la dificultad que represente por el tipo de módulo o por el factor humano (edad, formación, disponibilidad, jerarquía, antigüedad). Y finalmente la migración de datos  partiendo de su existencia, su exactitud, si están completos o no, y las dificultades técnicas de acceso y migración.

Ejemplo
Dificultad General
Antigüedad version
mas de 5 años
0
Tipo organización
una sola con varios centros
1
Usuarios
Mas de 5000
5
suma
6
% Ajuste
2


Dificultad Formacion
Edad
Entre 30 y 50 años
5
Disponibilidad
Mas del 75% de la jornada
0
Formacion academica
Media
5
Nivel jerarquico
Mando intermedio
5
Antigüedad
Entre 5 y 15 años
5
suma
20
% Ajuste
2


Dificultad migracion
Existencia electronica datos
No existen (pero localizados)
5
Exactitud datos
Errores poco relevantes
5
Completitud datos
Completar con datos No deducibles
10
Dificultad acceso datos
Diversidad fuentes
10
Criticidad
No se puede arrancar
10
suma
40
% Ajuste
5

Roll-Out o sub-metodología de despliegue se centrará en las actividades de la fase de puesta en servicio; duplica, lleva y traslada información actualmente en funcionamiento en una unidad de negocio a otra parecida del mismo grupo con adaptaciones mínimas para extenderlo de forma rápida y homogénea.

Licencias o autorizaciones para usar el programa son nominales y se destacan las licencias de usuario desarrollo, usuario profesional, usuario profesional limitado, usuario profesional empleado, usuario empleado self service diseñadas para realizar actividades determinadas en función del alcance que tendrá el usuario.


Ejemplo
LICENCIAS
No. Usuarios
Precio
Importe Total
Usuario Desarrollo
1


Usuario Profesional
80


Usuario Profesional Limitado
10


Usuario Profesional Empleado
7


Usuario Empleado Self Service
2


TOTAL USD


El hardware standard para 100 usuarios (licencias) con módulos standard es el siguiente:
·         12 GB de Ram
·         500 GB de Disco Duro
·         Procesador 2.7Ghz, 64 KB L1 cache y 256 KB L2 cache per core, 20MB L3 cache per processor.

El coste total del equipo informático supondrá un 35-40% de las licencias más un 12% anual de mantenimiento.

Ejemplo Hardware
HARDWARE

No. Usuarios
Precio
Importe
Servidores centrales



Mantenimiento hardware (12)%



Hardware usuarios
100


TOTAL USD


Mantenimiento. Al coste de las licencias debe sumarse el mantenimiento standard que permita integridad sostenida del sistema y respuesta ante las interrupciones técnicas. El mantenimiento anual standard supone un 17% de las licencias. El Mantenimiento Enterprise Support  ofrece mejoras continuas, soporte para operaciones críticas, estructura de soporte global además de herramientas, metodologías, contenido y participación en la comunidad y representa un 22% de las licencias.



MANTENIMIENTO

Si/No
Importe
Mantenimiento Anual Standard
si

Mantenimiento Anual Enterprise Support
no

TOTAL USD

Los detalles de dedicación que representen las dificultades y ajustes generales representarán una tarifa de recursos para valorar los recursos en días al precio de cada tipo de recurso involucrado con precios standard del mercado.
Es de esta forma que llenando los espacios en blanco o con valor cero con la información detallada e individualizada que nos proporciones el proveedor, podremos tener una idea más clara del dato global de la compra:

COSTO TOTAL DEL PROYECTO
Licencias

Base de Datos

Mantenimiento

Implantacion

Hardware

TOTAL
USD


Consideraría que la decisión final debe basarse en las necesidades de automatización que tiene su empresa así como el recurso humano con el que cuenta o planea contar a un futuro cercano. Evalúe, investigue, pida referencias con profesionales que ya tienen funcionando un sistema similar en sus compañías, acepte presentaciones, en fin, haga todo lo que sea necesario para tomar la mejor decisión sin dejarse llevar por la idea de que mientras más caro es mejor, porque podría no serlo, al menos para su empresa, pues puede ser que ésta se encuentre en un punto donde aún no requiere de algo demasiado complejo y hay infinidad de opciones más económicas que se ajusten a lo que usted necesita.